Como Reduzir o Tempo de Criação de Orçamentos de 4h para 15min

Criar orçamentos é uma das atividades mais comuns no setor de compras de qualquer empresa. Porém, muitas vezes esse processo, que deveria ser ágil, torna-se um verdadeiro gargalo. Planilhas intermináveis, e-mails trocados com fornecedores, falta de padrão e erros de digitação fazem com que a tarefa de montar um simples orçamento leve até 4 horas ou mais.

Neste artigo, vamos mostrar como você pode reduzir esse tempo para apenas 15 minutos utilizando a automação, como a que oferecemos no sistema Requisição. Você vai entender os problemas do modelo manual, os benefícios da digitalização e as estratégias práticas para otimizar a sua gestão de orçamentos.

O Problema dos Orçamentos Manuais

Quem trabalha com compras conhece bem o cenário: um novo pedido de orçamento chega e o responsável precisa abrir uma planilha, copiar informações de produtos, enviar e-mails para fornecedores, aguardar respostas, consolidar tudo manualmente e, só então, tomar uma decisão.

Esse processo apresenta diversos problemas:

Demora excessiva
O tempo gasto organizando informações e aguardando respostas faz com que o fechamento de um orçamento leve horas, quando deveria levar minutos.
Risco de erros
Copiar e colar preços de e-mails para planilhas aumenta o risco de erros de digitação, duplicidade ou perda de informações.
Dificuldade de padronização
Cada fornecedor responde de um jeito: alguns enviam anexos em PDF, outros colocam preços no corpo do e-mail, outros em planilhas próprias. Consolidar tudo se torna um quebra-cabeça.
Falta de histórico organizado
Quando um orçamento é feito em planilhas locais, muitas vezes o histórico se perde. Isso impede análises de médio e longo prazo.

📊 Uma pesquisa da McKinsey revelou que equipes de compras gastam até 60% do tempo em tarefas operacionais que poderiam ser automatizadas.

O Impacto da Demora nas Compras

Manter um processo manual de orçamentos impacta diretamente o desempenho da empresa:

Custo oculto de tempo: um comprador que leva 4 horas em uma atividade deixa de se dedicar a negociações estratégicas.
Perda de oportunidades: quanto mais tempo o orçamento demora, maior a chance de perder prazos de fornecedores ou oportunidades de preços melhores.
Desorganização interna: quando orçamentos são feitos de formas diferentes, gestores não têm visibilidade clara dos gastos e das condições negociadas.

Esse cenário mostra a urgência de buscar alternativas mais ágeis.

Como a Automação Transforma o Processo

A digitalização e a automação permitem que um processo que demorava horas seja concluído em minutos. Com sistemas de gestão de orçamentos online, como o Requisição, o comprador ganha:

1. Centralização das Informações

Todos os produtos, fornecedores e cotações ficam em um só lugar. Nada de procurar arquivos em pastas, e-mails antigos ou WhatsApp.

2. Padronização

Os fornecedores recebem o orçamento em um formato único, preenchem de forma organizada e o sistema consolida automaticamente as respostas.

3. Comparação Automática

O sistema faz os cálculos e já mostra quais fornecedores ofereceram os melhores preços ou condições, sem necessidade de fórmulas em Excel.

4. Histórico e Relatórios

Todos os orçamentos ficam salvos na nuvem, com relatórios e métricas para tomada de decisão mais estratégica.

De 4h para 15min: Como Funciona na Prática

Imagine o seguinte cenário:

Antes da automação:
- Criar planilha com lista de produtos (30 minutos)
- Enviar e-mails a fornecedores (15 minutos)
- Receber respostas ao longo do dia
- Copiar preços de cada fornecedor para a planilha (2 horas)
- Comparar preços e condições manualmente (1 hora)
- Montar relatório para aprovação (15 minutos)
Tempo total: ~4 horas
Com automação do Requisição:
- Selecionar produtos já cadastrados (2 minutos)
- Escolher fornecedores na plataforma (3 minutos)
- Enviar orçamento com um clique (1 minuto)
- Receber respostas padronizadas no sistema
- O sistema organiza e compara automaticamente (5 minutos)
- Gerar relatório pronto para aprovação (4 minutos)
Tempo total: ~15 minutos

Essa mudança não apenas economiza tempo, como também reduz erros e aumenta a confiabilidade do processo.

Benefícios Além do Tempo

Reduzir o tempo de 4h para 15min é apenas a ponta do iceberg. A automação traz outros ganhos importantes:

Mais competitividade: empresas que respondem rapidamente a demandas conseguem negociar melhor.
Transparência: gestores têm visibilidade em tempo real sobre todos os orçamentos.
Escalabilidade: o comprador consegue gerenciar mais fornecedores e orçamentos ao mesmo tempo.
Segurança de dados: tudo armazenado em nuvem, sem risco de perder arquivos locais.

Estratégias para Adotar a Automação

Mapeie seu processo atual
Entenda onde estão os gargalos: demora na consolidação? Erros de digitação? Falta de padrão?
Adote uma ferramenta especializada
O Requisição foi criado justamente para resolver esses problemas, com foco em empresas que ainda dependem de planilhas e e-mails.
Treine sua equipe
Quanto mais confortável o time estiver com a plataforma, mais rápido será o ganho de produtividade.
Acompanhe indicadores
Monitore o tempo médio para fechamento de orçamentos e veja a evolução.

Conclusão

Criar orçamentos não precisa ser sinônimo de perda de tempo. Com planilhas e e-mails, o processo é lento, suscetível a erros e dificulta a gestão. Mas, com automação, é possível transformar 4 horas de trabalho em apenas 15 minutos, sem perder qualidade ou segurança.

Se a sua empresa quer automatizar orçamentos, reduzir tempo em compras e melhorar a gestão de orçamentos online, a hora de mudar é agora.

💡 Experimente o Requisição e descubra como simplificar de vez o seu processo de compras.