5 Erros Comuns no Processo de Cotação de Fornecedores (e Como Evitá-los)
Descubra os principais erros em cotações que atrasam e prejudicam as compras da sua empresa, e saiba como evitá-los com uma plataforma centralizada de gestão de orçamentos.
O processo de cotação de fornecedores é uma das etapas mais estratégicas dentro do setor de compras. É nele que as empresas avaliam preços, prazos e condições de pagamento para tomar decisões inteligentes e econômicas. Porém, por mais importante que seja, ainda é comum que as equipes enfrentem diversos erros em cotações que comprometem o resultado final.
Neste artigo, vamos detalhar os 5 erros mais comuns no processo de cotação de fornecedores — perder prazos, falta de padronização, não comparar preços corretamente, erros em planilhas e falha na comunicação — e mostrar como evitá-los. Você também verá como uma plataforma centralizada, como o Requisição, pode transformar esse processo, trazendo mais organização, rapidez e confiabilidade.
O Cenário Atual das Cotações
Muitas empresas ainda realizam suas cotações de forma manual, utilizando planilhas no Excel e trocando e-mails com fornecedores. Esse modelo, embora tradicional, apresenta uma série de limitações:
- Demora: consolidar respostas de fornecedores leva horas.
- Risco de falhas: copiar dados manualmente aumenta as chances de erro.
- Falta de histórico: muitas vezes, os orçamentos não ficam registrados de forma acessível.
- Pouca transparência: gestores não conseguem acompanhar facilmente o processo.
Essas falhas podem parecer pequenas no dia a dia, mas, quando acumuladas, geram atrasos, perdas financeiras e decisões equivocadas.
Agora, vamos aos erros mais comuns.
1. Perder Prazos
O problema
Um dos maiores erros em cotações é perder os prazos de resposta. Isso pode acontecer porque o comprador demorou para enviar a solicitação, porque os fornecedores não tiveram tempo suficiente para responder, ou simplesmente porque o acompanhamento foi falho.
Quando o prazo é perdido, a empresa pode ficar sem opções competitivas ou até mesmo ter que aceitar condições menos vantajosas.
Exemplo real
Imagine que sua empresa precisa comprar insumos urgentes. Você envia e-mails para três fornecedores, mas esquece de definir um prazo claro de resposta. Dois deles demoram mais de uma semana para retornar, e nesse tempo você já precisou fechar a compra com o primeiro fornecedor que respondeu — pagando um preço mais alto.
Como evitar
- Defina prazos claros na solicitação de cotação.
- Automatize lembretes e notificações para fornecedores.
- Use uma plataforma centralizada que gerencie o status de cada cotação em tempo real.
💡 No Requisição, cada cotação já possui prazo definido. O sistema notifica fornecedores automaticamente, evitando esquecimentos.
2. Falta de Padronização
O problema
Cada fornecedor responde à sua maneira: alguns enviam planilhas, outros PDFs, outros escrevem preços diretamente no corpo do e-mail. O comprador precisa gastar horas padronizando manualmente essas respostas para poder comparar.
Essa falta de padronização não apenas consome tempo, mas também gera riscos de comparar informações incorretas.
Exemplo real
Você pede um orçamento de 10 itens. O fornecedor A responde em planilha com códigos, o fornecedor B envia um PDF com nomes abreviados, e o fornecedor C manda os preços por WhatsApp. Consolidar isso tudo em uma planilha única é quase um trabalho de detetive.
Como evitar
- Estabeleça um formato único para receber cotações.
- Utilize plataformas que forçam o preenchimento padronizado dos fornecedores.
- Evite canais paralelos (WhatsApp, ligações) para informações oficiais.
💡 O Requisição envia o orçamento em um formato único e padronizado, garantindo que todos os fornecedores respondam da mesma forma.
3. Não Comparar Preços Corretamente
O problema
Outro erro grave é não comparar preços da forma correta. Muitas vezes, o comprador foca apenas no valor unitário e deixa de analisar prazos de entrega, descontos por volume, condições de pagamento e custos adicionais (como frete).
Comparar errado pode levar a escolhas que parecem econômicas no início, mas saem mais caras no final.
Exemplo real
Dois fornecedores oferecem o mesmo produto: um cobra R$ 10,00 por unidade com entrega imediata, o outro cobra R$ 9,50, mas entrega em 30 dias e cobra frete adicional. O comprador olha apenas o valor unitário e escolhe o segundo, mas acaba gastando mais com atrasos e frete.
Como evitar
- Analise não apenas preço unitário, mas também condições adicionais.
- Use ferramentas que apresentem comparações automáticas e completas.
- Considere criar critérios de avaliação além do preço (qualidade, prazo, confiança).
💡 No Requisição, os relatórios de comparação mostram preço total, unitário, prazos e condições, facilitando a análise correta.
4. Erros em Planilhas
O problema
Planilhas são úteis, mas extremamente suscetíveis a erros. Uma fórmula mal configurada, um valor colado no lugar errado ou um simples clique errado podem comprometer todo o orçamento.
O problema é que muitos gestores só percebem o erro depois que a compra já foi feita.
Exemplo real
Um comprador colou uma cotação na célula errada, e o sistema de somatório não considerou um dos fornecedores. Resultado: escolheu um fornecedor mais caro porque os valores não estavam corretos.
Como evitar
- Reduza ao mínimo o uso de planilhas para consolidação manual.
- Use sistemas que façam os cálculos automaticamente.
- Valide as informações em relatórios prontos, ao invés de manipular fórmulas.
💡 Com o Requisição, o comprador não precisa consolidar nada manualmente. O sistema calcula automaticamente todos os valores.
5. Falha na Comunicação com Fornecedores
O problema
Comunicação ineficiente é um dos grandes gargalos das cotações. E-mails que não chegam, mensagens esquecidas no WhatsApp e telefonemas não registrados fazem com que fornecedores não recebam ou não respondam cotações importantes.
Essa falha prejudica a competitividade, já que menos fornecedores participam do processo.
Exemplo real
Um fornecedor não recebeu o e-mail de solicitação porque caiu no spam. O comprador achou que ele não quis participar e deixou de considerar uma proposta que poderia ser a mais vantajosa.
Como evitar
- Centralize a comunicação em uma única plataforma.
- Use sistemas que confirmam o recebimento da cotação.
- Tenha relatórios de quem abriu, respondeu e quem ainda está pendente.
💡 O Requisição permite enviar cotações com confirmação de leitura, garantindo que todos os fornecedores sejam devidamente comunicados.
Como Uma Plataforma Centralizada Resolve Esses Problemas
Todos os erros citados têm uma raiz comum: a falta de centralização. Quando informações estão espalhadas em planilhas, e-mails, PDFs e aplicativos, os erros se multiplicam. A solução é simples: adotar uma plataforma centralizada de gestão de orçamentos.
Benefícios de uma plataforma como o Requisição:
- Controle de prazos: cada cotação tem datas claras, com notificações automáticas.
- Padronização: todos os fornecedores respondem em formato único.
- Comparação automática: o sistema gera relatórios completos em segundos.
- Zero erros de planilha: cálculos feitos automaticamente pelo sistema.
- Comunicação integrada: fornecedores recebem e respondem pela própria plataforma.
- Histórico organizado: todas as cotações ficam salvas e podem ser acessadas a qualquer momento.
Conclusão
Erros em cotações podem parecer pequenos, mas custam caro. Perder prazos, lidar com respostas despadronizadas, comparar preços de forma incorreta, cometer erros em planilhas e falhar na comunicação com fornecedores são falhas que comprometem não apenas o setor de compras, mas a competitividade da empresa como um todo.
A boa notícia é que todos esses problemas têm solução. Com uma plataforma como o Requisição, você ganha velocidade, confiabilidade e transparência no processo, garantindo que sua equipe possa se dedicar ao que realmente importa: negociar melhor e comprar com inteligência.
🚀 Está pronto para evitar esses erros e transformar a forma como sua empresa faz cotações? Experimente o Requisição e reduza drasticamente riscos e retrabalho.